L’Agenda come elemento cardine per pianificare le attività dello studio.

L’Agenda è da sempre lo strumento fondamentale per la pianificazione delle attività all’interno di uno Studio Legale e EASYLEX GSL mantiene questa centralità, con notevole valore aggiunto.

• Tutta l’attività inevasa dei giorni precedenti viene sempre portata ad oggi evitando di dover sfogliare all’indietro l’agenda;
• Con la tecnica del preavviso l’attività che sta per iniziare può essere visualizzata in anticipo rispetto alla scadenza;
• Evidenzia quanti giorni mancano all’inizio dell’attività e l’eventuale ritardo rispetto alla data fine prevista.

In EASYLEX Attività e Documenti possono essere tra loro collegati dall’Agenda; l’avvocato e i collaboratori dello studio legale vedono quali documenti si devono ancora produrre e sempre dall’Agenda si possono aprire quelli già redatti, senza perdite di tempo.

Aprendo una scheda documento vedo se la sua prestazione è stata caricata o meno e aprendo l’Attività verifico la presenza di uno o più documenti collegati.

Un flusso di lavoro integrato

L’attività operativa dello studio legale comporta in genere diversi momenti: queste fasi vengono affrontate dai gestionali tradizionali in modo non integrato usando archivi separati che tra loro non si “parlano”.
L’innovazione di EASYLEX GSL è quella di coordinare questo flusso di lavoro tramite il concetto di Attività Standard che si prende cura di:

• Pianificare con ogni dettaglio l’attività in agenda,
• Creare il documento collegandolo all’attività stessa a partire dal modello,
• Trasformare poi la registrazione in agenda in una prestazione pronta per la parcella.

La valorizzazione della prestazione può essere fatta ad importo fisso, a tempo, a tariffa o da listino.
Le ore lavorate possono essere sempre caricate a prescindere dalla loro fatturabilità, generando costi e consentendo di calcolare la marginalità della pratica.

Un aiuto per pianificare gli iter procedurali

ll flusso di lavoro degli studi legali è spesso ripetitivo e composto da attività standard e gruppi di scadenze che devono essere svolte con una sequenza temporale ben precisa (ad esempio decreti ingiuntivi, esecuzioni immobiliari e udienze in genere). Allo scopo vengono in aiuto le Procedure Standard di EASYLEX GSL che permettono agli avvocati titolari dello studio legale di pianificare con velocità e precisione l’iter procedurale nelle agende dei collaboratori cui è stato assegnato l’incarico.

• Soddisfano le esigenze organizzative dello studio
• Riducono il rischio di errori
• Permettono di assegnare attività a singoli collaboratori o gruppi predefiniti
• Velocizzano le attività di inserimento delle attività

Le Procedure Standard precaricate possono essere modificate. E’ possibile crearne di nuove per soddisfare le esigenze organizzative dello studio legale, distribuire meglio il lavoro e ridurre il rischio di errore nella fase di assegnazione degli incarichi o nella realizzazione degli adempimenti.

Le udienze sono un tipo di attività molto particolare

L’udienza è un particolare tipo di attività che in EASYLEX GSL viene gestita in modo specifico per tener conto del particolare flusso di lavoro associato a questo tipo di adempimento.  Ogni volta che si rinvia un’udienza, è necessario:

• aggiornare lo stato pratica in caso di riserve o sospensioni
• caricare le voci del tariffario associate all’udienza svolta
• annotare deduzioni avversarie e provvedimenti del giudice
• inserire eventuali termini dopo l’udienza svolta
• pianificare la prossima udienza, le eventuali istruzioni e relativi termini prima

Questo complesso e articolato iter procedurale viene preso in carico da EASYLEX GSL attraverso la finestra di Gestione Udienze che compare ogni volta che si inserisce la prima udienza o che si dichiara fatta un’udienza appena svolta.
Inoltre la data di rinvio e relative note di udienza inserite da iPhone/iPad tramite iStudio sono già preinserite al momento del rinvio velocizzandolo e rendendo superfluo prendere appunti in formato cartaceo durante l’udienza.

Completa integrazione del gestionale con le procedure del PCT

La gestione documentale è la base per la creazione dell’atto e la sua trasformazione in PDF. A partire da un documento scelto come “Atto principale” si attiva la funzione “Deposito PCT” che apre il corrispondente modulo della Web Edition con cui scegliere gli allegati, firmarli digitalmente e spedirli tramite PEC.

EASYLEX GSL integra una procedura guidata per la creazione e la stampa della Nota d’iscrizione a ruolo. Il documento generato viene collegato alla pratica e può essere allegato per il deposito telematico degli atti introduttivi.

• Deposito atti sfruttando i dati ed i documenti già presenti in Easylex
• Consultazione e integrazione con i registri di cancelleria
• Deposito telematico degli ai senza chiavetta attraverso One Time Password OTP

Il Deposito Atti avviene attraverso un percorso guidato. Vengono proposti i dati già presenti nella pratica, ma permessi anche inserimenti di dati mancanti. Inoltre in base all’atto scelto, viene controllata la presenza degli allegati obbligatori e dei dati necessari al deposito. Infine viene controllata la dimensione della busta.

Analisi a 360° con EASYLEX GSL

In EASYLEX gli strumenti di cattura del tempo non sono finalizzati solo alla raccolta delle prestazioni, ma anche e soprattutto alla determinazione dei costi associati alle ore lavorate sulle varie pratiche, a prescindere dalla loro fatturabilità.

In tale ambito trova impiego il Timesheet che in EASYLEX GSL si arricchisce di ulteriori vantaggi.

• Tempo reale: Consente la misura del tempo tramite timer automatici
• Precompilato: Il Timesheet “vede” le attività in agenda e le riporta con la descrizione ed il riferimento alla pratica.
• Cumulativo: È possibile cumulare nella stessa attività che dura più giorni le ore lavorate giorno per giorno, anche di persone diverse, senza inserire ogni volta una nuova registrazione.
• Proattivo: all’uscita dal programma il Timesheet può ricordare all’operatore di segnare le attività del giorno.

Un buon gestionale non può dirsi completo se non riesce a restituire in maniera sintetica e aggregata informazioni che diano il “polso della situazione” di Studio.
Il Controllo di Gestione integrato mette a disposizione dello studio legale proprio questo “canale di ritorno” dei dati via via inseriti e consente di misurare gli indicatori di performance per analizzarne gli scostamenti rispetto agli obiettivi attesi.

Flessibilità e controllo totale dello studio.

Con Easylex GSL è possibile parcellare e fatturare in modo estremamente flessibile. Il gestionale è multistudio e quindi ogni professionista titolare di Partita Iva può gestire in completa autonomia e riservatezza la propria fatturazione. Parcelle e fatture possono essere emesse per una o più pratiche raggruppate, suddividendo eventualmente gli importi tra più clienti e potendo gestire gli acconti che possono essere dedotti dalle fatture di saldo. Vi sono alcune funzionalità che rendono Easylex GSL estremamente utile per il controllo della amministrazione.

• Gestione degli incassi parziali.
• Controllo degli insoluti e gestione dei solleciti
• Emissione di fatture periodiche
• Emissione di faure elettroniche nei confronti della PA

EASYLEX GSL, inoltre, prevede (attraverso un apposito modulo opzionale) la gestione multistudio della contabilità in regime ordinario, con la possibilità di optare per l’utilizzo della partita semplice o doppia, con principio di cassa o di competenza, completamente integrata nella gestione Studio.
Il sistema è quindi adatto sia ai singoli avvocati che alle società di servizi di supporto agli studi legali.

Possibilità di avere le funzionalità del software sempre a disposizione quando si è fuori sede

• Portale STUDIO
  • Consente di lavorare con agenda, pratiche, contatti, documenti, PCT, timesheet e parcelle anche mentre si è fuori ufficio, ottimizzando il tempo speso in trasferte e spostamenti o impiegato in attività di consulenza e aggiornamento.
  • Ovunque ci si trovi e in presenza di una connessione è possibile collegarsi al gestionale di ufficio per attingere o inserire dati. Si può lavorare sui documenti anche in locale, per poi sincronizzarli in un secondo momento.

• Portale CLIENTE
  • Consente ai clienti l’accesso on-line alle proprie pratiche. Attivabile per i soli clienti cui si desidera fornire questo servizio, Portale Cliente di EASYLEX GSL è uno strumento rapido ed efficace con cui lo studio può trasmettere documentazione e notificare comunicazioni alla propria clientela. In più, tutto è archiviato, aggiornato e sempre consultabile.
• EASYLEX App
  • Per iPhone, iPad e dispositivi Android, consente di disporre dell’agenda e della rubrica di studio anche in mobilità. I dati sono sincronizzati sul dispositivo ed è possibile lavorare sia in presenza che in assenza di copertura internet.
  • In presenza di connessione i documenti di studio possono essere scaricati sul dispositivo e visualizzati in anteprima.
  • All’inteno dell’App. Il documento può poi essere condiviso tramite le App installate (es. Dropbox, EverNote,…) inviato
  • come allegato mail, stampato, ecc.

Compatibilità con sistemi operativi Windows e OsX

EASYLEX GSL è sviluppato con tecnologie che ne consentono l’utilizzo indifferentemente in ambienti Microsoft Windows, Mac OS e Linux (quest’ultimo limitatamente al database).

La Web Edition rende fruibile EASYLEX GSL con qualsiasi browser e con i principali dispositivi mobili, quali iPhone, Windows Phone e tutti gli smarthphone e tablet con SO Android che supportano il plug-in Flash nel proprio browser.

EASYLEX App, una specifica “App” scaricabile gratuitamente dall’Apple StoreSM, ne consente l’utilizzo nativo da iPad e iPhone.